Política de Privacidad

Traducción de cortesía. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.

A quién se dirige esta política. Esta política se dirige a las prácticas de atención médica que usan Sefton ("Clientes"), a las personas que trabajan en ellas y a los visitantes de nuestros sitios web. Si usted es un paciente que usa el portal del paciente o una visita de telesalud, la política que le corresponde es la Política de Privacidad del Portal del Paciente, y el Aviso de Prácticas de Privacidad de su proveedor describe sus derechos. Esta política no es un Aviso de Prácticas de Privacidad: conforme a 45 CFR 164.520, ese aviso lo emite su proveedor de atención médica, no Sefton.

La política tiene tres partes. La Parte A cubre la información que Sefton recopila para su propio negocio: cuentas, facturación y nuestros sitios web. La Parte B describe lo que Sefton hace con la información de pacientes que procesa para los Clientes en calidad de socio comercial. Para la información de pacientes, prevalece el Acuerdo de Socio Comercial ("BAA") entre Sefton y cada Cliente, y la Parte B lo resume. La Parte C describe cómo medimos el uso del Servicio y de nuestros sitios web.

• Datos de cuenta y perfil: nombres, correo electrónico laboral, teléfono, función, práctica, credenciales profesionales (como el NPI y los datos de la licencia) y datos de inicio de sesión, incluidas las llaves de acceso/WebAuthn y los metadatos del proveedor de identidad.
• Datos de facturación y suscripción: plan, puestos, facturas y tokens del procesador de pagos. Los datos de las tarjetas los gestiona nuestro procesador de pagos (Stripe) y nosotros no los almacenamos. Estos registros no contienen información de pacientes.
• Datos técnicos del sitio web y de la aplicación: registros, datos del dispositivo y del navegador, dirección IP y diagnósticos. Consulte la Política de Cookies para conocer las cookies del sitio web.
• Comunicaciones: solicitudes de soporte, consultas comerciales y comentarios que usted nos envía.

Para crear y proteger cuentas; para prestar el Servicio, darle soporte y facturarlo; para enviar avisos de servicio, seguridad y facturación; para responder consultas; para mejorar nuestros sitios web y el Servicio; y para cumplir con la ley. Podemos enviar novedades del producto por correo electrónico, y cada uno de esos correos incluye un enlace para cancelar la suscripción.

Compartimos la información de la Parte A solo con proveedores de servicios que nos ayudan a operar el negocio (alojamiento, pagos, envío de correo electrónico, atención al cliente), en virtud de contratos que limitan su uso a nuestras instrucciones; cuando la ley lo exige; o en una fusión, adquisición o venta de activos, con sujeción a esta política. No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos.

Conservamos los registros de cuenta y facturación durante la vigencia de la cuenta y, posteriormente, durante el tiempo que exijan las obligaciones fiscales, contables y de conservación por motivos legales. Los registros del sitio web se eliminan según un ciclo fijo.

Usted puede actualizar los datos de su cuenta en Configuración, cancelar la suscripción a los correos del producto y solicitarnos en privacy@sefton.health el acceso, la corrección o la eliminación de la información de la Parte A que le concierne. Respondemos en un plazo de 45 días. Eliminar una cuenta de usuario no elimina los registros de pacientes que conserva la práctica, los cuales se rigen por la Parte B.

Cada Cliente es una entidad cubierta conforme a HIPAA (o un socio comercial de una) y controla la información de pacientes de su cuenta. Sefton es el socio comercial del Cliente. Creamos, recibimos, conservamos y transmitimos información de salud protegida ("PHI") únicamente para prestar el Servicio a ese Cliente y solo en la medida en que lo permitan el BAA y 45 CFR 164.504(e).

Datos demográficos y de contacto de los pacientes; citas; notas y documentos clínicos; respuestas de admisión y evaluación; mensajes entre la práctica y sus pacientes; grabaciones y transcripciones de telesalud cuando el paciente dio su consentimiento; registros de reclamaciones, elegibilidad, remesas y facturación; y los registros de uso del portal descritos en la Política de Privacidad del Portal del Paciente.

Según lo permita el BAA, Sefton usa y divulga la PHI para:

• operar el Servicio para el Cliente, incluidas las funciones de tratamiento, pago y operaciones de atención médica que el Cliente indique (programación, documentación, reclamaciones, mensajería, telesalud);
• respaldar las funciones de documentación automatizada, transcripción y traducción que el Cliente active, conforme al Consentimiento de Grabación, Transcripción y Documentación Automatizada de Telesalud que firma el paciente;
• proteger el Servicio, investigar incidentes y notificar violaciones de seguridad según lo exige 45 CFR 164.410;
• recurrir a subcontratistas vinculados por acuerdos de socio comercial (B5); y
• cumplir con la ley. Si recibimos una citación judicial u otro requerimiento legal relativo a la PHI de un Cliente, se lo notificaremos al Cliente antes de divulgarla, salvo que la ley lo prohíba, y divulgaremos solo el mínimo necesario.

• No vendemos PHI ni información personal.
• No usamos PHI para entrenar, ajustar ni mejorar ningún modelo de IA o de aprendizaje automático, propio o de terceros, salvo exclusivamente para prestar la función contratada al Cliente cuyo paciente la proporcionó. No usamos datos desidentificados derivados de PHI para entrenar modelos que se ofrezcan a otros clientes.
• No usamos PHI con fines publicitarios.

Los subencargados que manejan PHI operan bajo acuerdos de socio comercial firmados. Actualmente son AWS y Claim.MD: Amazon Web Services para el alojamiento y el procesamiento apto para HIPAA, y Claim.MD para los servicios de clearinghouse y ERA. Dentro de AWS, la PHI se procesa mediante Amazon Bedrock, Amazon Transcribe, Amazon Translate y Amazon Polly cuando se usa una función que los utiliza; la sección B10 describe lo que recibe cada uno. Los proveedores de pagos, notificaciones push, identidad y control de código fuente se mantienen fuera del alcance de la PHI. La lista vigente se publica en sefton.health/trust, y avisaremos allí y por correo electrónico antes de añadir un subencargado que maneje PHI.

Salvo que un Cliente lo desactive, usamos datos desidentificados conforme a 45 CFR 164.514 para elaborar comparativas combinadas (por ejemplo, la distribución de códigos, las tasas de denegación y el desempeño de los pagadores), que se muestran solo a las prácticas que contribuyen y solo cuando contribuyen suficientes prácticas como para que no puedan deducirse las cifras de ninguna práctica en particular. Por separado, salvo que un Cliente lo desactive, usamos datos desidentificados y combinados para investigación y podemos publicar resultados que nunca identifican a un paciente, a un clínico ni a una práctica. Los Clientes controlan ambos usos con ajustes independientes en Configuración > Compartir datos; desactivar uno no afecta al otro. Ninguno de los dos usos implica vender datos, intentar la reidentificación ni entrenar modelos de IA. Si un paciente pide a su proveedor que lo excluya de la investigación, será excluido.

Cifrado en tránsito y en reposo; controles de acceso y principio de mínimo privilegio; inicio de sesión multifactor y con llaves de acceso; aislamiento entre clientes; registros de auditoría que tienen en cuenta la PHI; gestión de secretos; y encabezados de seguridad y controles de origen. Ningún sistema es perfectamente seguro, y mantenemos un proceso de respuesta a incidentes y de notificación de violaciones de seguridad.

Conservamos la PHI mientras la cuenta del Cliente la necesite y según las instrucciones del Cliente. Al terminar la relación, proporcionamos una exportación de los datos del Cliente en un formato estructurado dentro de los 30 días siguientes a la solicitud del Cliente y, a continuación, devolvemos o destruimos la PHI según lo exige el BAA. De forma predeterminada, una grabación de telesalud es un archivo de trabajo y se elimina 30 días después de que se firme la nota de la visita, o 30 días después de la captura si no se firma ninguna nota. Una grabación que el clínico marca como parte del expediente antes de firmar se conserva al menos 10 años después de la última entrada o del alta del paciente y, en el caso de un menor, al menos hasta que cumpla 28 años; una práctica puede ampliar estos plazos, pero no reducirlos. Los registros de auditoría del acceso a la PHI se conservan durante 7 años. Los registros sujetos a una conservación por motivos legales se mantienen hasta que esta se levante.

Los pacientes ejercen sus derechos conforme a HIPAA (acceso, enmienda, restricción, registro de divulgaciones, comunicaciones confidenciales) a través de su proveedor, que es la entidad cubierta. Si un paciente se comunica directamente con Sefton, remitimos la solicitud al proveedor con prontitud y lo ayudamos a atenderla.

Algunas funciones envían PHI a servicios de IA que se ejecutan en Amazon Web Services conforme al acuerdo de socio comercial con AWS (B5). Sefton envía estos datos únicamente a AWS.

• Amazon Bedrock: redacta borradores de notas de visita a partir de transcripciones de telesalud y del dictado (la solicitud incluye el nombre del paciente, el título y la fecha de la sesión y la transcripción); sugiere códigos de facturación a partir del texto de la nota y, cuando el clínico pide sugerencias con contexto, a partir del diagnóstico registrado del paciente, sus objetivos de tratamiento y los códigos facturados anteriormente; redacta y mejora cartas de apelación (nombre del paciente, fecha de nacimiento, número de reclamación, fecha de servicio, importes y códigos, y el NPI y los datos de contacto del proveedor); organiza transcripciones de telesalud y resume transcripciones de reuniones; interpreta comandos de voz del proveedor; responde las preguntas que los proveedores escriben en las funciones de asistente de IA; responde en el asistente de ayuda de la aplicación, después de eliminar los identificadores que detecte; y comprueba la calidad de las traducciones automáticas de mensajes y conversaciones interpretadas.
• Amazon Transcribe: el audio de telesalud, del dictado y de los comandos de voz, para convertirlo en texto.
• Amazon Translate: los subtítulos de telesalud, los mensajes entre la práctica y sus pacientes, las conversaciones interpretadas y el contenido del portal, como los programas para el hogar, los formularios de admisión, los objetivos, las notas compartidas y las notificaciones, cuando el idioma del lector es distinto del idioma de quien escribe.
• Amazon Polly: el texto que un proveedor pide que se lea en voz alta, incluidos los subtítulos traducidos de lo que dice un paciente en una videoconsulta cuando el proveedor activa la traducción hablada.

Todo resultado de IA es un borrador que revisa el clínico (Anexo de Funciones de IA). Se aplican los límites de la sección B4: la PHI no se usa para entrenar ningún modelo.

La Política de Privacidad del Portal del Paciente describe cómo medimos el uso del portal del paciente. Esta sección describe las demás formas en que medimos el uso del Servicio. Todas las mediciones que se describen a continuación las registran nuestros propios servidores en nuestra propia base de datos, salvo Google Analytics en nuestro sitio web público, que se describe en su propio párrafo más abajo. No cargamos ningún script de analítica de terceros ni de grabación de sesiones en el Servicio: la aplicación para proveedores, el portal del paciente y nuestra aplicación para iOS.

Primeros usos y configuración de la cuenta (proveedores). Cuando una cuenta de proveedor usa una función por primera vez — por ejemplo, el primer comando de voz, la primera sesión traducida o la primera transcripción que se completa — y a medida que un proveedor llega a cada paso de la configuración de su cuenta, registramos ese hito una sola vez. Cada registro contiene el nombre del hito; un hash unidireccional con clave de los identificadores de la cuenta y del consultorio, en lugar de los identificadores mismos; el rol, el flujo de trabajo, la plataforma (web, iOS o servidor) y el resultado; y una lista corta de valores descriptivos permitidos, como el par de idiomas o el número del paso de configuración. No hay ningún campo para nombres, notas, mensajes ni otro contenido. Los pasos de configuración los registra nuestro servidor a medida que usted avanza, no un script en su navegador. Estos registros se leen como recuentos por hito, únicamente por los administradores de Sefton, para ver qué funciones se adoptan y en qué punto se abandona la configuración.

Idioma y tiempos del flujo de trabajo. Para las consultas interpretadas o traducidas registramos el tipo de consulta, los idiomas involucrados, el número de intervenciones, la duración y el resultado, junto con identificadores con hash del consultorio, del clínico y del paciente. Para el tiempo que toma pasar de una consulta a una nota firmada y una reclamación enviada registramos marcas de tiempo y duraciones de cada etapa; ese registro conserva los identificadores internos de la consulta, del paciente y del clínico para poder enlazar las etapas. Ninguno de los dos registros contiene texto de transcripciones, notas ni mensajes. Los tiempos se muestran a un proveedor para sus propias consultas y, a cualquier otra persona, solo como totales y promedios.

Consolidados semanales y la página de investigación. Una vez por semana calculamos, para cada consultorio, totales como reclamaciones presentadas, notas firmadas, clínicos activos, sesiones multilingües e idiomas usados, y totales por idioma en los que los pacientes aparecen únicamente como un recuento de identificadores con hash distintos. Las cifras de nuestra página pública de investigación provienen de instantáneas que publicamos deliberadamente, cada una con un tamaño de muestra de al menos cinco, o de totales en vivo que se retienen hasta que existan al menos cinco registros.

Comparativas de red (proveedores). Las reclamaciones adjudicadas de un consultorio pueden contribuir a comparativas entre consultorios. La contribución automática calcula tres tasas — tasa de denegación, tasa de reclamaciones limpias y días promedio hasta el pago — y el conjunto acepta como máximo seis tasas con nombre en total y nada más. Cada tasa aportada se almacena con hashes unidireccionales con clave del identificador del proveedor y del identificador del consultorio, la especialidad y el tipo de proveedor, y el mes (nunca el día) al que corresponde. La contribución se ejecuta automáticamente, como máximo una vez al mes por proveedor, para los proveedores que no la hayan desactivado, y no se ejecuta en absoluto si la clave de hash no está configurada. Cada cifra comparativa se muestra solo cuando al menos cinco consultorios distintos contribuyeron a ella y ningún consultorio aportó más de una cuarta parte de los datos en que se basa, y los patrones entre pares solo cuando provienen de al menos diez consultorios. La contribución está activada de forma predeterminada; el Servicio mantiene una preferencia por proveedor que la desactiva.

Atribución del sitio web. Cuando usted llega por primera vez a nuestro sitio web o al Servicio, una cookie propia llamada sef_ft guarda, durante 90 días, el sitio de referencia, la primera página en la que aterrizó y cualquier etiqueta de campaña presente en la dirección (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content). Si después registra una cuenta de proveedor, esos valores se guardan junto con la nueva cuenta, además del referente, la dirección IP y el agente de usuario del navegador de la solicitud de registro, para saber cómo nos encuentran los consultorios. La cookie se establece únicamente para el dominio sefton.health.

Google Analytics en nuestro sitio web público. Solo en nuestro sitio web público de marketing usamos Google Analytics, un servicio prestado por Google LLC, para contar las visitas y saber qué páginas y qué botones de registro se usan. Las páginas dentro del Servicio, las páginas para pacientes y las páginas del sitio web a las que llegan desde el Servicio los usuarios con sesión iniciada o los pacientes (confirmaciones de pago, la página de referidos y nuestros documentos legales) nunca cargan Google Analytics. En las páginas que sí lo cargan, Google recibe la dirección de la página, el sitio que lo remitió, datos del dispositivo y del navegador, y una ubicación aproximada derivada de su dirección IP, y establece las cookies que se describen en nuestra Política de Cookies. Cuando usted selecciona un botón que lleva al registro, registramos de qué botón se trata. Cuando un proveedor registra una cuenta, nuestro servidor envía a Google Analytics un único evento "sign_up" vinculado solo a los identificadores aleatorios de las cookies de Google Analytics de ese navegador. El evento no contiene nombres, direcciones de correo electrónico, consultorios ni datos de la cuenta, y solo se envía si el navegador tiene una cookie de Google Analytics y el navegador no envió la señal Global Privacy Control. Nunca enviamos información de salud a Google. Las señales de Google y la personalización de anuncios están desactivadas. Google no ha firmado con nosotros un Acuerdo de Socio Comercial (BAA), y por eso Google Analytics se limita al sitio web público. Si su navegador envía la señal Global Privacy Control o Do Not Track, nuestro sitio web no carga Google Analytics, y usted puede bloquear o eliminar sus cookies desde la configuración de su navegador en cualquier momento.

Quién ve qué, y por cuánto tiempo. Los recuentos de hitos, los consolidados y los datos de entrada de las comparativas los leen los administradores de Sefton en la consola de administración. Los consultorios ven las comparativas solo como cifras agrupadas, y los tiempos del flujo de trabajo solo para sus propias consultas. La página pública de investigación muestra únicamente las cifras publicadas y protegidas por umbral descritas arriba. Conservamos estos registros de medición conforme a A4 y B8; actualmente no se les aplica un período de conservación separado ni más corto.

Solo Estados Unidos. El Servicio se opera en los Estados Unidos para su uso en la atención médica de ese país.

Menores. Los sitios web y las cuentas de proveedor de Sefton no están dirigidos a menores. La información sobre pacientes pediátricos es PHI que se gestiona conforme a la Parte B, según las indicaciones del proveedor.

Cambios. Notificaremos a los Clientes por correo electrónico o dentro del producto al menos 30 días antes de que un cambio sustancial entre en vigor. La fecha de entrada en vigor indicada arriba corresponde a la versión vigente.

Contacto. privacy@sefton.health · Sefton Health, Inc., 31 E Newell Avenue, Rutherford, NJ 07070. Cualquier persona que considere que se han vulnerado sus derechos de privacidad de la salud puede presentar una queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., Oficina de Derechos Civiles (www.hhs.gov/ocr/privacy/). No tomaremos represalias contra nadie por presentar una queja.